spo.MailShare

Ein großer Teil der Informationen, die wir heute bearbeiten, erhalten oder verteilen wir in Form von E-Mails. Das Speichern von E-Mails in aus Outlook heraus in SharePoint war bisher jedoch alles andere als komfortabel. Die optimale Lösung für dieses Problem ist spo.MailShare.

​E-Mail Organisation mit SharePoint

E-Mails und ihre Anlagen werden mit spo.MailShare aus Outlook heraus direkt in beliebige SharePoint-Listen gespeichert. Dabei erfolgt für jedes Datenformat ein vollständiger Eigenschaften-Dialog, in dem die abgelegten E-Mails mit den vorgegebenen Meta-Daten versehen werden. Wahlweise kann die Mail mit oder ohne Anlagen gespeichert werden – alternativ auch nur Anlagen in beliebigen Formaten. So lassen sich E-Mail-Inhalte direkt bestimmten Geschäftsvorfällen, Teams oder Projekten zuordnen und anschließend in SharePoint komfortabel beauskunften und weiter verarbeiten.
 

 FACTS

 

pfeil_orange_schatten.png E-Mails komfortabel in SharePoint ablegen
pfeil_orange_schatten.png Vollständige Indizierung mit Metadaten
pfeil_orange_schatten.png Anlagen in beliebigen Formaten
pfeil_orange_schatten.png Freier Zugang für alle Teammitglieder
pfeil_orange_schatten.png Ablösung von öffentlichen Ordnern
pfeil_orange_schatten.png Reduzierung des E-Mail-Aufkommens
 

 WARUM lohnt der Einsatz von SHAREPOINT

 
Mit spo.MailShare ist es endlich auch möglich Informationen, die per E-Mail übermittelt wurden, komfortabel in SharePoint-Dokumentablagen zu integrieren und sie nahtlos mit den vorhandenen Strukturen und Workflows zu verknüpfen.

Um die Metadaten der angewählten SharePoint DokumentListe zu vervollständigen, wird bei jedem Speichervorgang automatisch der Eigenschaften-Dialog mit den Meta-Daten der gewählten Liste in SharePoint geöffnet. Metadaten, die aus dem E-Mail-Header ableitbar sind, werden automatisch in die zugeordneten SharePoint-Spalten übernommen. Der gleiche Ablauf steht zur Verfügung, wenn in einer Mail mit der rechten Maustaste eine Anlage angeklickt wird. Anlagen müssen dazu nicht extra geöffnet werden. Auf diese Weise können auch fremde Dateiformate wie PDFs oder andere direkt beim Speichern mit Metadaten versehen werden.

spo.MailShare ist verfügbar für Outlook 2003/2007/2010 und für SharePoint 2007/2010.
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